OBJETIVO

Definir las directrices que NETBY sigue al manejar la información personal adquirida, utilizada, compartida con terceros, recopilada, almacenada, distribuida y resguardada en sus registros físicos, digitales y bases de datos. Esto se hace en conformidad con las regulaciones legales vigentes en Ecuador y los estándares actuales del giro de negocio.

ALCANCE

Esta política se aplica a nuestros clientes, exclientes que hayan finalizado su ciclo con nosotros, posibles clientes, empleados, exempleados, proveedores, accionistas y a todas las demás personas que sean titulares o herederos de los datos personales registrados en nuestras bases de datos.

1. TERMINOLOGÍA

1.1.  Información personal: Cualquier dato relacionado o que pueda relacionarse con una o varias personas naturales específicas o identificables. Se refiere a la información que, debido a su carácter íntimo o confidencial, solo es relevante para la persona a la que pertenece.

1.2.  Datos delicados: Se trata de la información que afecta la privacidad del Titular o cuyo uso inapropiado podría dar lugar a su discriminación. Esto incluye datos que revelen la raza o etnia de origen, la orientación política, las creencias religiosas o filosóficas, la afiliación a sindicatos, organizaciones sociales, derechos humanos o que promuevan los intereses de cualquier partido político, así como los datos relacionados con la salud, orientación sexual y los datos biométricos, como imágenes fijas o en movimiento, huellas dactilares, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma, etc.

1.3.  Conservación: Implica mantener la información de manera que permita identificar a las personas interesadas durante un período no superior al necesario para los fines para los cuales se recopilaron o para los que se tratarán posteriormente los datos personales.

1.4.  Registro: Se entiende como un depósito organizado de datos, incluyendo datos personales, que representa, como mínimo, la recopilación, almacenamiento y, eventualmente, el uso de datos personales que son susceptibles de ser tratados.

1.5.  Supresión (Eliminación): El término supresión se refiere a la expiración de la información, lo que garantiza que ningún dato sea de carácter perpetuo. Por esta razón, una vez que se ha cumplido su propósito, se ha agotado el plazo previsto para su uso, o se ha verificado la ilegalidad de su tratamiento o la desviación de su finalidad, el titular tiene el derecho de solicitar su eliminación.

1.6.  Titular: Individuo cuyos datos personales están sujetos a procesamiento, ya sea un cliente, proveedor, empleado o cualquier tercero que, debido a una relación comercial o legal, proporciona datos personales a la Compañía.

1.7.  Consentimiento: La manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por parte del titular de los datos personales, autorizando al responsable del tratamiento de los datos para su procesamiento.

1.8.  Procesamiento: Cualquier acción o conjunto de acciones realizadas en datos personales, ya sea mediante procedimientos técnicos completamente automatizados, parcialmente automatizados o no automatizados. Estas acciones incluyen la recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, almacenamiento, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, así como cualquier otro método que permita el acceso, comparación, interconexión, restricción, eliminación, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales.

1.9.  Responsable del procesamiento: Persona natural o jurídica, tanto pública como privada, que, de forma independiente o en colaboración con otros, toma decisiones sobre las bases de datos y/o el procesamiento de datos. En el contexto de esta política, actúa como responsable.

1.10.  Encargado del procesamiento: Persona natural o jurídica, tanto pública como privada, que, de forma independiente o en colaboración con otros, lleva a cabo el procesamiento de datos personales en nombre del responsable del procesamiento. En esta política, los proveedores que tienen acceso a información personal de clientes, empleados y accionistas se consideran, en principio, como encargados del procesamiento.

1.11.  Proveedor: Cualquier persona natural o jurídica que presta servicios a NETBY en virtud de un contrato.

1.12.  Adquisición: La recopilación de datos implica la actividad de recolectar la información necesaria para que una persona pueda interactuar con otras personas o empresas, permitiendo su identificación individual dentro de la sociedad. No se pueden recopilar datos personales sin el consentimiento del titular.

1.13.  Transferencia o comunicación: La expresión, declaración, entrega, consulta, interconexión, cesión, transmisión, difusión, divulgación o cualquier otra forma de revelación de datos personales a una persona distinta del titular, responsable o encargado del procesamiento de datos personales. Los datos personales transferidos deben ser precisos, completos y actualizados.

1.14.  Transmisión: El procesamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio ecuatoriano, cuando tiene como objetivo realizar un procesamiento por parte del encargado en nombre del responsable.

1.15.  Aviso de Privacidad: Una comunicación verbal, escrita o electrónica generada por el responsable, dirigida al titular para el procesamiento de sus datos personales, que informa sobre la existencia de políticas de procesamiento de información que se aplicarán, cómo acceder a ellas y los propósitos del procesamiento de datos personales.

1.16.  Uso: El uso implica la realización de los fines exclusivos para los cuales se proporcionó la información por parte del titular, en relación con el propósito de la base de datos y el contexto en el que se suministraron.

2. MARCO LEGAL

La presente política y los protocolos incluidos en este documento se fundamentan en el marco jurídico siguiente, con el propósito de garantizar la salvaguardia de los datos proporcionados de manera voluntaria por nuestros clientes, proveedores, empleados, antiguos empleados, codeudores y otros titulares de datos personales

Decreto Oficial No. 459, del 26 de mayo de 2021. II. Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

    3. PRINCIPIOS GENERALES.

NETBY se compromete a salvaguardar el derecho a la protección de datos personales y considerar todos los aspectos necesarios en la recolección, gestión, utilización, tratamiento, resguardo y compartición de información personal. En consecuencia, NETBY se guía por los siguientes principios:

• Principio de legalidad: Debe respetarse escrupulosamente la normativa vigente y aplicable que regula el tratamiento de datos personales y otros derechos fundamentales relacionados.
• Principio de libertad: La manipulación de datos personales solo podrá realizarse previo consentimiento del Titular, de manera explícita e informada. No se podrán adquirir o divulgar datos personales sin la debida autorización.
• Principio de finalidad: La utilización, captación, obtención y tratamiento de datos personales a los que NETBY tenga acceso y que sean recolectados deben estar subordinados a un propósito legítimo, que debe ser comunicado al respectivo titular de los datos personales.
• Principio de veracidad o calidad: La información debe ser precisa, completa, actualizada, comprobable y comprensible. La compañía prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fragmentados o que puedan inducir a error.
• Principio de transparencia: Se debe asegurar el derecho del Titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de sus datos personales que estén bajo su titularidad.
• Principio de acceso y circulación restringida: Salvo información de carácter público, los datos personales no pueden estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva.
• Principio de seguridad: La empresa se compromete a proteger los datos personales e información tratada mediante la implementación de todas las medidas administrativas y tecnológicas posibles y necesarias para asegurar la integridad de los registros electrónicos, evitando su alteración, modificación, pérdida, consulta y, en general, cualquier uso o acceso no autorizado.
• Principio de confidencialidad: Todos los empleados de NETBY encargados de administrar, manejar, actualizar o acceder a información de cualquier tipo que se encuentre en Bases, Archivos o Bancos de Datos se comprometen a mantener de manera estrictamente confidencial y a no revelar a terceros todos los datos personales, comerciales, contables, técnicos u otro tipo de datos proporcionados durante el ejercicio de sus funciones.

La recolección, retención, utilización, circulación o eliminación de información personal por parte de NETBY, requiere la aprobación voluntaria, anticipada, expresa y bien informada del titular de dicha información.

Salvo las situaciones excepcionales previstas por la legislación, se necesita la aprobación anticipada, explícita y bien informada del titular para el manejo de su información, y esta autorización puede obtenerse de diversas maneras que permitan una consulta y verificación posterior.

En el caso específico de los sistemas de grabación de seguridad utilizados en los locales comerciales y la sede principal de NETBY, el consentimiento puede ser expresado por escrito, de forma verbal o a través de acciones inequívocas. En consecuencia, se notificará a los titulares de información personal cuando se encuentren en una zona de vigilancia por video mediante señales o avisos visibles y legibles en el lugar donde opera el sistema de videovigilancia.

4.2. Medio y formas de conceder la autorización

La autorización puede adoptar diversas formas, tales como un documento en formato físico o electrónico, un mensaje de datos, una comunicación a través de Internet, una grabación de una conversación telefónica, una manifestación oral, o bien, mediante conductas claras del Titular que permitan inferir que ha otorgado su autorización. Asimismo, puede emplearse un mecanismo técnico o tecnológico adecuado que permita expresar u obtener el consentimiento a través de un clic sencillo o doble clic, de manera que sea evidente que se ha otorgado la autorización.

4.3. Situaciones en las que no se requiere la autorización

• Cuando se solicite información por parte de una entidad pública o administrativa en el ejercicio de sus funciones legales o por mandato judicial.
• Cuando se trate de datos de carácter público.
• En situaciones de urgencia médica o sanitaria.
• En el tratamiento de información autorizada por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos.

• En relación con datos vinculados al Registro Civil de las Personas.

4.4. Anulación de la autorización

Los individuos cuyos datos personales estén siendo tratados tienen el derecho de retirar su consentimiento en cualquier momento, siempre que no haya una restricción legal o contractual que lo impida. Para hacerlo, NETBY deberá facilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que el titular pueda retirar su consentimiento, utilizando al menos el mismo método que se utilizó para entregarlo inicialmente.

Es importante destacar que hay dos maneras en las que se puede retirar el consentimiento. En primer lugar, puede ser un retiro total de todas las finalidades para las cuales se otorgó el consentimiento, lo que significa que NETBY deberá dejar de procesar por completo los datos del titular. En segundo lugar, el retiro puede aplicarse solamente a ciertos tipos de procesamiento, como, por ejemplo, para fines publicitarios o estudios de mercado, mientras se mantienen vigentes otros propósitos de procesamiento que el responsable, de acuerdo con la autorización concedida, puede llevar a cabo y con los cuales el titular esté de acuerdo.

4.5. Uso y propósito del Tratamiento de Datos Personales 4.5.1. Gestión de Datos de Clientes:

• Cumplimiento de cualquier contrato suscrito con la Compañía.
• Pago de obligaciones contractuales.
• Transmisión de información a entidades gubernamentales o judiciales cuando se solicite expresamente.

• Asistencia en auditorías externas e internas.
• Intercambio y recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.

• Registro de información de accionistas, candidatos, clientes, empleados y proveedores en la base de datos de la Compañía.

• Comunicación con candidatos, clientes, empleados o proveedores para enviar información relacionada con la relación contractual y comercial en curso.

• Recopilación de datos para cumplir con las responsabilidades correspondientes al manejo de la información y datos personales.

• Prestación de un servicio al cliente efectivo.
• Cualquier otro propósito que contribuya al desarrollo del contrato o la relación entre el titular y la Compañía.

• Realización de actividades de marketing, promoción y/o publicidad propia para la colocación de productos o servicios de terceros asociados con NETBY, incluso después de la finalización del contrato de servicios, siguiendo las condiciones establecidas en el mismo o después del pago total del servicio.
• Información sobre cambios en productos y servicios de consultoría.
• Ejecución de actividades de facturación, consultas, prevención de fraudes, verificación de referencias personales, comerciales y laborales, consulta en centrales de información de riesgo, así como consulta en las listas emitidas por diversas entidades privadas y/o gubernamentales, nacionales o extranjeras, antecedentes penales y disciplinarios, y cualquier otra actividad considerada necesaria por NETBY.
• Informar sobre el estado del servicio, contrato u obligación, aceptación de cambios en alcances de consultorías y estado de la entrega del servicio.
• Evaluar la satisfacción del cliente, la calidad de nuestro servicio y otros aspectos relacionados con nuestros productos y servicios.
• Realizar las gestiones necesarias para cumplir con las obligaciones derivadas de los servicios contratados con NETBY.
• Cumplir con los compromisos adquiridos con nuestros clientes, empleados, proveedores, socios comerciales y cualquier otro tercero, ya sea público o privado, que esté relacionado directa o indirectamente con la misión de NETBY .
• Informar acerca de modificaciones en productos y servicios relacionados con las operaciones habituales de NETBY.
• Compartir información con cualquier socio o colaborador de NETBY. 

4.5.2 Gestion de Datos Personales de Empleados

La empresa NETBY llevará a cabo la gestión de la información personal de sus empleados y sus familiares con el objetivo de cumplir con las responsabilidades derivadas de las relaciones laborales correspondientes. Estas responsabilidades incluyen, pero no se limitan a, el procesamiento de salarios, la provisión de beneficios y la mejora de los programas de entretenimiento, entre otras actividades relacionadas.

4.5.3.Gestión de Datos Personales de Ex-Empleados

NETBY mantendrá un archivo indefinido que contendrá los datos personales de todos los empleados que hayan concluido su relación laboral. Este archivo servirá para:

• Emitir certificados laborales.
• Proporcionar referencias laborales a posibles futuros empleadores del exempleado.
• Los datos almacenados en este archivo podrán ser analizados y utilizados por NETBY para considerar al exempleado en futuros procesos de contratación.

Además, en consonancia con lo mencionado anteriormente, durante eventos, capacitaciones u otras actividades organizadas por la empresa, se podrán capturar grabaciones de audio, videos o fotografías de los empleados participantes. Estos recursos visuales y sonoros podrán ser utilizados por la empresa en boletines, informes sectoriales, publicaciones y en cualquier otro contexto, incluso después de que el empleado haya dejado de trabajar, es decir, cuando ya sea considerado un exempleado.

4.5.4. Gestión de Datos Personales de Proveedores

NETBY ejecutará el tratamiento de la información personal de sus proveedores o de las personas con quienes mantenga relaciones comerciales con el propósito de cumplir con las obligaciones derivadas de dichas relaciones. Estas obligaciones incluyen, entre otras:

• Establecer, gestionar o dar por terminadas las relaciones comerciales, así como verificar las referencias.
• Proporcionar métricas de negocios y cualquier otro requerimiento establecido en los acuerdos o contratos suscritos con el proveedor correspondiente.
• El tratamiento de los datos recopilados en virtud de lo establecido en este apartado se llevará a cabo y se mantendrá mientras perdure el propósito para el cual se recopilaron los datos respectivos.

4.6. El tipo de manejo de información de datos personales involucra los siguientes aspectos:

• Compartir la información con los responsables del tratamiento.
• Compartir la información con Individuos que actúen como proveedores, colaboradores, corredores de seguros, aseguradoras, subcontratistas y otros terceros relacionados directa o indirectamente con los objetivos de NETBY. Esto incluye actividades como publicidad, mercadeo, promociones, ventas, facturación, recaudación, cobranza, soporte, comunicación, archivo y custodia de títulos valores, así como asociaciones.
• Compartir información con personas físicas o jurídicas con las que NETBY gestione acuerdos relacionados con obligaciones comerciales, contratos, requerimientos legales, tareas administrativas y otros compromisos.
• Compartir datos con terceros que gestionen bases de datos para los fines establecidos en esta política.
• Facilitar información a autoridades que lo soliciten expresamente en el ejercicio de sus funciones, o para cumplir con requerimientos administrativos y/o judiciales.

Si un individuo proporciona datos personales a NETBY, estos datos se utilizarán exclusivamente para los propósitos mencionados aquí. No se venderán, licenciarán, transmitirán ni divulgarán fuera de NETBY, a menos que el titular de los datos lo autorice explícitamente, sea necesario para permitir que los contratistas presten los servicios encomendados, o para ofrecer productos o servicios al titular.

Además, los datos podrían divulgarse a entidades que brinden servicios de marketing en nombre de NETBY o a otras entidades con las que NETBY tenga acuerdos de marketing conjunto, relaciones comerciales, fusiones, consolidaciones, adquisiciones, desinversiones u otros procesos de reestructuración, o según lo exija o permita la ley.

NETBY puede subcontratar ciertas funciones o proporcionar información personal a terceros prestadores de servicios o aliados. En estos casos, NETBY notifica a estos terceros la necesidad de proteger la información personal con medidas de seguridad adecuadas, prohíbe el uso de la información personal para fines propios y evita la divulgación de la información personal a otros.

Con el propósito de llevar a cabo los objetivos mencionados anteriormente, los datos personales pueden ser compartidos con el personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores, aliados y accionistas, proveedores de tecnología y otros colaboradores que la Compañía requiera para fines comerciales o eventos.

Asimismo, NETBY puede transferir o transmitir datos personales a compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejora del servicio, de acuerdo con las autorizaciones pertinentes. La empresa ha implementado medidas de seguridad internas para proteger la información y ha solicitado medidas similares a los responsables del tratamiento.

Cuando cese la necesidad de tratar los datos, estos podrán ser eliminados de las bases de datos de NETBY o archivados de manera segura para su divulgación solo cuando sea necesario de acuerdo con la ley. Los datos no se eliminarán a pesar de la solicitud del titular si su conservación es necesaria para cumplir una obligación o contrato.

4.7. Gestión de Datos Sensibles

Puesto que el uso inapropiado de la información confidencial puede infringir la privacidad del individuo o dar lugar a discriminación, está prohibido proporcionar datos sensibles a terceros, a menos que sea necesario y se cuente con la autorización correspondiente.

El tratamiento de datos clasificados como sensibles está permitido en las siguientes situaciones:

• Cuando el titular o su representante haya otorgado su consentimiento de manera explícita, ya sea previo o simultáneo al tratamiento de los datos, a menos que la ley no requiera dicha autorización.
• Cuando el tratamiento sea indispensable para proteger el interés vital del titular y este se encuentre incapacitado física o legalmente. En estos casos, se requerirá la autorización de los representantes legales.
• Cuando el tratamiento se realice en el marco de actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de organizaciones sin fines de lucro, como fundaciones, ONG, asociaciones u otros organismos, con fines políticos, filosóficos, religiosos o sindicales, siempre y cuando se limite a sus miembros o personas con quienes mantienen contactos regulares en función de sus objetivos. En estos casos, los datos no podrán ser compartidos con terceros sin la autorización del titular.
• Cuando el tratamiento esté relacionado con datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Cuando el tratamiento tenga un propósito histórico, estadístico o científico. En este caso, deben tomarse medidas para preservar el anonimato de los titulares.
• El tratamiento de datos personales de menores de edad se considera sensible debido a la necesidad de proteger los intereses y derechos de los niños, niñas y adolescentes.

4.8. Uso y Transferencia Internacional de Datos Personales por parte de NETBY

En función de la naturaleza de las relaciones, ya sean habituales o esporádicas, que cualquier individuo titular de datos personales pueda mantener con NETBY, es posible que la totalidad de su información se comparta en el extranjero, siempre sujeto a los requisitos legales pertinentes. Al aceptar la presente Política, otorga una autorización expresa para la transferencia de su Información Personal en todas las relaciones que pueda entablar con NETBY.

Sin menoscabo de la responsabilidad de preservar la confidencialidad de la información, NETBY tomará las medidas necesarias para asegurar que los terceros estén al tanto y se comprometan a cumplir con esta Política. Esto se entiende en el sentido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos derivados de la relación con NETBY y únicamente durante la vigencia de dicha relación, sin poder ser utilizada con fines distintos.

Además, NETBY también podría compartir Información Personal con autoridades gubernamentales o entidades públicas de diversos tipos, incluyendo autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal, así como terceros involucrados en procesos legales civiles, junto con sus contadores, auditores, abogados, agencias de cobro y otros asesores y representantes. Esto se realizará únicamente cuando sea necesario o apropiado por alguna de las siguientes razones:

• Cumplir con las leyes vigentes, incluso las leyes de jurisdicciones diferentes a la del país de residencia del titular de los datos.
• Responder a procesos legales.
• Atender solicitudes de autoridades públicas y gubernamentales, tanto

nacionales como extranjeras.

• Garantizar el cumplimiento de nuestros términos y condiciones.
• Salvaguardar nuestras operaciones.
• Proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad, propiedad, así como

los de terceros.

• Recuperar indemnizaciones aplicables o limitar daños y perjuicios que

puedan afectarnos.

5.DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

5.1. El Titular de los Datos Personales posee los siguientes derechos

• Tiene el derecho de conocer, actualizar y corregir sus datos personales frente a aquellos responsables del tratamiento o encargados del mismo. Este derecho puede ser ejercido en situaciones donde los datos sean parciales, inexactos, incompletos, divididos, engañosos o cuando el tratamiento de los datos esté prohibido o no haya sido autorizado explícitamente.
• Puede solicitar evidencia de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, a menos que se establezca expresamente como una excepción en el artículo 8 del Quinto Suplemento del Registro Oficial No. 459, del 26 de mayo de 2021.
• Tiene el derecho de ser informado por el responsable del tratamiento o el Delegado de Protección de datos, previa solicitud, acerca del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Tiene la facultad de revocar la autorización y/o solicitar la eliminación de sus datos en casos en los que el tratamiento no cumple con los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocación y eliminación procederán cuando la Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones determine que el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a la política establecida en el Quinto Suplemento del Registro Oficial No. 459, del 26 de mayo de 2021.
• Puede acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

5.2. Procedimiento para ejercer los Derechos del Titular

Si tiene inquietudes sobre esta política o necesita hacer una queja, corrección, actualización, consulta, acceso o eliminación de datos, o si tiene preguntas sobre la administración de esta política, NETBY ha designado un delegado de protección de datos, al cual puede contactar a través de los siguientes medios:

• Llamando al: (+593) 99 680 1999
• Gerente General de cada empresa
• Correo electrónico: datos.personales@netbyec.com

Una vez que el cliente se comunique con el delegado de protección de datos designado por NETBY, se dará seguimiento a la consulta, solicitud o queja.

El titular podrá consultar a NETBY acerca de los datos personales que tengan almacenados en sus bases de datos, para lo cual será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad. NETBY atenderá dicha consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud. Este plazo podrá ser extendido por NETBY en una sola ocasión, en cuyo caso se informarán las razones de la demora y la fecha en que se atenderá la solicitud, que en ningún caso superará cinco (5) días hábiles a partir del vencimiento del primer plazo.

Las solicitudes o reclamaciones relacionadas con la eliminación de los datos personales del titular deberán ser atendidas en un plazo máximo de veinte (20) días hábiles desde la recepción de la solicitud o petición. Para una consideración adecuada y completa de la solicitud, es esencial que se proporcione el número de identificación, la dirección para recibir notificaciones y los documentos relevantes, de acuerdo con la naturaleza del caso.

Los clientes de NETBY pueden actualizar sus datos personales de forma presencial o a través de la Línea de Atención Integral.

5.2.1 La Cancelación de Datos no es un Derecho Absoluto y el Encargado Puede Denegar su Ejercicio en los Siguientes Casos:

• Cuando el Titular tenga una obligación legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• Cuando la eliminación de datos pueda obstaculizar procesos judiciales o administrativos relacionados con obligaciones fiscales, investigaciones y persecución de delitos, o la actualización de sanciones administrativas.
• Cuando los datos sean necesarios para proteger intereses legalmente reconocidos del Titular, llevar a cabo acciones de interés público o cumplir con una obligación legal asumida por el Titular.

5.3. Solicitud de Modificaciones, Quejas o Reclamaciones

Titular o sus herederos, quienes crean que la información almacenada en una base de datos debe ser corregida o eliminada, o que observen un posible incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley, pueden presentar una queja ante el responsable del Tratamiento, enviándola a través de la entidad designada.

El Titular puede presentar la queja siguiendo la información proporcionada en la Ley de protección de datos actual, junto con cualquier normativa que la modifique o complemente.

5.3.1 Requisitos Básicos para Presentar una Solicitud, Queja o Reclamación

• Nombres y Apellidos del Titular
• Número de identificación.
• Explicación clara y precisa de los acontecimientos que originan lareclamación.

• Dirección de correo electrónico para notificaciones.
• Adjuntar los documentos respaldatorios necesarios.
• Documentos que verifiquen la identidad o representación del solicitante.
• Descripción clara y precisa de los datos personales sobre los cuales el Titulardesea ejercer sus derechos.

En caso de que la solicitud no incluya la información y los hechos necesarios para que NETBY pueda atenderla de manera adecuada y completa, se le pedirá al Titular que corrija su solicitud en un plazo de cinco (5) días a partir de la recepción de la solicitud, queja o reclamación. Si, después de dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el solicitante no ha realizado las correcciones requeridas, NETBY considerará que ha renunciado a su solicitud.

5.4. Consultas

Los Titulares o sus representantes legales pueden revisar la información personal del Titular que se encuentra en cualquier base de datos. En consecuencia, NETBY garantizará el derecho de consulta, proporcionando a los titulares toda la información presente en el registro individual o relacionada con la identificación del Titular. Además, se habilitarán medios electrónicos y otros métodos simplificados para realizar estas consultas, los cuales se detallarán en el aviso de privacidad.

6.Los deberes de NETBY como responsable del tratamiento de datos personales son los siguientes:

• Asegurar que el Titular pueda ejercer su derecho de Habeas Data en todo momento de manera plena y efectiva.
• Requerir y mantener una copia de la autorización otorgada por el Titular.
• Proporcionar al Titular una información adecuada sobre la razón de la recopilación de datos y los derechos que le corresponden en virtud de la autorización concedida.
• Mantener la información en condiciones de seguridad que impidan sumodificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Asegurar que los datos proporcionados al Delegado de Protección de datos sean veraces, completos, exactos, actualizados, verificables y comprensibles.
• Actualizar la información y comunicar oportunamente al Delegado de Protección de datos cualquier novedad relacionada con los datos previamente suministrados, tomando las medidas necesarias para mantener la información actualizada.
• Corregir la información incorrecta y notificar a la persona o entidad encargada del tratamiento de datos lo pertinente.
• Proporcionar al Delegado de Protección de datos, según corresponda, únicamente los datos cuyo tratamiento haya sido previamente autorizado.
• Exigir al Delegado de Protección de datos que siempre respete las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Gestionar las consultas y reclamaciones presentadas.
• Informar al Delegado de Protección de datos cuando cierta información esté siendo objeto de disputa por parte del Titular, una vez que se haya planteado una reclamación y esta aún no se haya resuelto.
• Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
• Notificar a la autoridad de protección de datos en caso de incumplimiento de las Políticas de Tratamiento de Datos y la existencia de riesgos en la gestión de la información de los Titulares.
• Avisar a la entidad de supervisión de protección de datos en caso de infracciones de las Políticas de Tratamiento de Datos y posibles amenazas en la gestión de la información de los titulares.

7. DISPOSICIONES FINALES

7.1. Seguridad Tecnológica

De acuerdo con la legislación de protección de datos, NETBY se compromete a seguir las directrices establecidas por la Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones (ARCOTEL). La empresa asegura tener políticas de seguridad de la información y una infraestructura tecnológica que ofrece una protección adecuada de la información personal recopilada, con restricciones de acceso a terceros en la medida de lo posible. No obstante, la compañía se esfuerza constantemente en mejorar los estándares de seguridad que resguardan los datos personales recopilados.

NETBY reconoce que es posible que se utilicen «cookies» en su sitio web. Las «cookies» son archivos con cadenas de caracteres que se envían a la computadora de los visitantes de un sitio web, permitiendo, entre otras cosas, almacenar las preferencias del usuario. Es posible que los usuarios puedan acceder a los sitios web NETBY incluso si no permiten el uso de «cookies». Para administrar adecuadamente los sitios web, NETBY podría, de manera anónima, utilizar la información derivada de las «cookies» para identificar categorías de visitantes, como dominios y tipos de navegadores.

7.2. Aviso de Privacidad

El Aviso de Privacidad, como mínimo, debe incluir la siguiente información:

• La identidad, dirección y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
• La naturaleza del Tratamiento al que se someterán los datos y su finalidad.
• Los mecanismos generales proporcionados por el Responsable para que el Titular pueda acceder a la Política de Tratamiento de la Información y conocer cambios sustanciales en la misma.

7.3. Modificación de la Política de Tratamiento de Datos Personales

NETBY se reserva el derecho de modificar en cualquier momento y de forma unilateral esta Política o cualquier manual o procedimiento relacionado con el Tratamiento de Datos Personales. En caso de modificaciones, se publicará la actualización en la página web para que los clientes puedan mantenerse informados en todo momento.

7.4. Vigencia

Esta política entra en vigor desde abril de 2023 y anula cualquier reglamento, manual o política especial que pudiera haberse adoptado previamente.